Toimin projektipäällikkönä yhdessä Kirsi Haapasen kanssa projektissa Ei tässä vielä kaikki. Kyseessä oli esittävien taiteiden 25-vuotis- ja musiikin 20-vuotisjuhla. Ei tässä vielä kaikki oli kutsuvierastapahtuma, joka jakautui kahteen osaan; päivätapahtumaan Sigyn-salissa ja illanviettoon Manillan vanhan Viinatehtaan tiloissa. Tapahtuman tarkoituksena oli tuoda esille Taideakatemian osaamista ja saattaa yhteen kulttuurialan kollegat sekä muut vaikuttajat.

Tapasimme ensimmäisen kerran asiakastamme Eero Linjamaa maaliskuussa 2016. Silloin meille briiffattiin millainen tilaisuus olisi kyseessä, ja mitä meidän ryhmämme tehtäviin mahdollisesti kuuluisi. Tiimissämme työskenteli meidän projektipäällikköjen lisäksi kaksi AD:ta ja yksi copy.

Tapahtuman suunnittelu lähti aivan alkujuurilta asti. Ensin keksimme juhlalle nimen. Suunnittelupalaverissa olimme minä, Kirsi, AD:t, copy, Eero, kaksi muuta asiakasta sekä Jani Pihlajamaa.  Juhlan nimen tuli kuvastaa jotenkin esittävän taiteen koulutuksen tulevaisuutta. Tästä syntyi ”Ei tässä vielä kaikki”. Nimestä ja tapahtuman luonteen määrittelystä lähdimme kehittämään tapahtuman sisäistä muun muassa kulkua, juhlapaikkaa, tarjottavia, visuaalista ilmettä.

Aluksi minä hoidin yhteydenpidon yksin asiakkaaseen. Olimme valinneet yhteyshenkilöksi Eeron, jotta kommunikointi olisi helpompaa. Asiakasryhmän koko silti vaikeutti työtä jonkin verran. Opin, että kun on paljon ihmisiä päättämässä työhön liittyvistä asioista, pitää siihen varata oma aikansa. Yhteen sähköpostiin vastaaminen voi kestää enemmän kuin sen yhden asiakkaan ajan. Hänen on saatava muut kiinni, jotta he voivat keskustella asiasta, jonka jälkeen asiakas voi vasta palata asiaan, jolloin me vasta pääsemme jatkamaan töitä. Tämä ei varmastikaan ollut ainutkertaista, vaan päinvastoin. Tästä siis aikataulullisesti kannattaa ottaa opikseen.

Aikataulun yritimme laatia asiakkaan ehdotuksesta ensin Prezillä. Tarkoituksena oli tehdä aikajana, jonka voisimme jakaa pilvessä kaikkien osapuolien kesken ja muokata sitä projektin kuluessa eteenpäin. Siitä ei kuitenkaan tullut kovien selkeä ja käytännöllisyys ei ollut toivomaamme luokkaa. Prezi unohdettiin ja koitettiin sen sijasta Trelloa. Sekään ei oikein luonnistunut meiltä, koska meillä ei ollut vielä hirveästi matskua, jota sinne olisi pystyneet laittamaan. Emme osanneet siinä kohtaa vielä arvioida sen käytännöllisyyttä. Trellosta saimme kuulle ylemmällä vuosikurssilla opiskeltavalta Kallelta.

Loppujen lopuksi teimme hyvin karkean aikataulun Powerpointilla, sama aikajana-ajatus mielessämme. Aikataulua oli hyvin vaikea tehdä vielä keväällä, koska moni asia selveni vasta kesän jälkeen. Syksyllä olisi varmaan pitänyt tehdä uusi kattavampi aikataulu, joka olisi selventänyt lopun ajan työskentelyä. Opit hattuun.

Kirsin kanssa ensitöiksemme heti keväällä varasimme juhlapaikan eli Manillan vanhan Viinatehtaan tilat. Otimme selvää hinnoista, varmistimme asian asiakkaalta ja teimme varauksen. Kokonaisbudjettia tapahtumalle emme oikeastaan koskaan saaneet. Kaikki kustannukset hoidettiin tapauskohtaisesti.

Seuraavaksi lähdimme hakemaan sponsoreja. Saimme Esa Pukerolta listan yrityksistä, jotka olivat jo aiemmin tehneet yhteistyötä Turun Taideakatemian kanssa. Valitsimme näistä yrityksistä sellaiset, jotka eivät kilpailleet keskenään ja lähestyimme heitä sähköpostitse. Sähköpostin jälkeen soitimme yrityksiin markkinointivastaaville tai muille vastaaville. Tämä oli hyvää harjoitusta idean myymisestä ja omaan asiaan uskomisesta. Puhelimessa piti olla vakuuttava ja uskottava, jotta sai yrityksen kiinnostumaan itsestään. Saimme tapahtumalle kaksi sponsoria, Arkea ja Audico Systems, joiden kanssa tehtiin kirjalliset sopimukset. Nämä sopimukset teimme myöskin itse, valmiista pohjista mallia katsoen. Jani Pihlajamaa oli meille korvaamaton apu tässä, ja hänelle hyväksytimme sopimuksia ja saimme korjausehdotuksia, josta meidän oli helpompi jatkaa eteenpäin.

Meillä oli myös kolmantena sponsorina Sokos Hotel Seurahuone, joka tarjosi kutsuvieraillemme alennuskoodia, varauksen tehdessä tiettyyn päivämäärään mennessä, sitä vastaan, että me ohjasimme vieraat majoittumaan heille.

Keväällä suunniteltiin tapahtumalle myös visuaalinen ilme. AD:t tekivät Save he Date –kutsut, jotka lähetettiin kutsuvieraille Postiviidakon kautta ennen kesälomaa. Visuaalisen ilmeen elementeiksi valikoituivat siluettihahmot ja geometriset muodot yhdessä Taideakatemian värien kanssa.

Pääsimme Kirsin kanssa opettelemaan Postiviidakon käyttöä. Saimme Jussi Kokkolalta siihen perehdytyksen. Asiakas keräsi meillle kutsuvieraat Excel-taulukoihin, jotka syötettiin Postiviidakon lähetyslistalle. Postiviidakon viestipohjaan aseteltiin kutsutekstit ja tapahtuman visuaalinen ilme. Tämän jälkeen Jussi Kokkola laittoi Save the Date-kutsut eteenpäin vieraille. 

Kesän aikana soiteltiin sponsorien kanssa ja sovittiin heihin liittyvistä asioista. AD:t alkoivat työstää varsinaisia kutsuja ja me pidimme heihin yhteyttä asian tiimoilta. Asiakkaaseen emme olleet oikeastaan ollenkaan yhteydessä kesän aikana.

Syksyllä jatkoimme projektia. Ensin tapasimme asiakkaiden kanssa ja teimme välikatsauksen jo tehtyyn työhön ja jäljellä oleviin hommiin. Tällöin moni asia selkeni, jolloin saimme kunnolla töitä tehtävälistalle. Kutsut saatiin matkaan elokuussa – jälleen Postiviidakon kautta, ja tällä kertaa meidän itse lähettäminämme. Syksyllä hoidimme hotelli-yhteistyön, kilpailutimme cateringit, palkkasimme DJ:n, otimme selvää kaikkiin tekniikkaan liittyvistä asioista ja yritimme rekrytä tapahtumalle taltiointi-ihmistä. Tapahtumassa oli alkoholitarjoilua, joten Poliisille teimme tästä lupailmoituksen, joka löytyi Poliisin omilta sivuilta.

Syyskuussa yritettiin tapahtumalle puurtaa vielä roll up:eja, jotka olisivat kuvastaneet jokainen omaa taiteenalaansa. Näiden tekemiseen jäi kuitenkin liian vähän aikaa, jonka vuoksi ne jätettiin myöhemmäksi. Käsiohjelma tehtiin syyskuussa, ja se tulostettiin koululla sekä taitettiin tapahtumapäivänä Sigyn salissa (olisi voinut tehdä aikaisemmin). 

Meillä oli tapahtumassa sponsoreille tarjottuna goodie bag-mahdollisuus. He saivat siis lähettää meille omaa markkinointimateriaalia, jotka me Kirsin kanssa kokosimme Turun amk:n paperikasseihin, yhdessä amk:n oheistuotteiden kanssa, ja tapahtumassa jaoimme näitä kasseja ihmisille. Tämänkin goodie bagin kokosimme alusta asti itse. Hankimme materiaalit, noudimme materiaalit, kokosimme kassit, kuljetimme ne juhlapaikalle ja jaoimme ne ihmisille.

Tapahtumapäivänä kassien jakamisen lisäksi, toivotimme kutsuvieraat tervetulleiksi, jaoimme käsiohjelmia, päivitimme Taideakatemian somea, laitoimme iltajuhlapaikan pöydät paikoilleen, huolehdimme, että catering ja pöytäliinat tulivat ajallaan ja toimivat sovitusti, ohjasimme tekniikkaihmisiä ja esiintyjiä ja edustimme Taideakatemiaa. Olimme järkänneet iltaan vielä Photo Boothin kahdella kuvaajalla varustettuna. Taideakatemian lavastusvarastolta haimme Kirsin kanssa sinne erilaisia rekvisiitaksi soveltuvia asusteita, jotka elävöittivät kuvia. Näiden kuvien on tarkoitus esiintyä jälkimarkkinoinnissa eli kutsuvieraiden kiitoskirjeessä, joka lähetetään sähköpostitse. Photo Boothia markkinoitiin juhlan aikana kävelemällä hassu hattu pään päällä ympäri juhlatilaa. Valokuvauspiste sai yllättävän suuren suosion ja oli kiva pieni lisäohjelmanumero illalle. 

Juhlan päätyttyä siivosimme tilan ja roudasimme kamoja paikoilleen. Juhlan järjestäjinä olimme viimeiset paikalla – luonnollisesti.

Tässä projektissa tuli tehtyä todella paljon erilaisia asioita. Toisaalta välillä tuntui, että olisimme voineet delegoida enemmän juttuja eteenpäin, mutta toisaalta tämä kaikki oppi oli kullanarvoista. Nyt me tiedämme tasan tarkkaan, kuinka paljon mikäkin duuni vaatii aikaa ja panostusta. Jos jatkossa delegoimme samanmoisia juttuja eteenpäin, meillä on selkeä käsitys siitä mitä homma pitää sisällään.

Olen todella onnellinen, että lähdin ensimmäiseen projektipäällikön hommaan kaksin Kirsin kanssa. Parina työskentely sujui meiltä todella hyvin. Ensimmäinen projekti olisi ehkä ollut itselleni liian höykyttävä yksin vastattavaksi.

Tästä projektista opin lähinnä kaiken. En edes osannut odottaa projektilta mitään, koska en tiennyt mitään. Nyt ymmärrän, ettei asioiden järjestäminen ole vaikeaa, työlästä senkin edestä. Se vaatii hurjaa organisointia, aikataulutusta, selkeää kommunikointia ja määrätietoisuutta.

Kaiken kaikkiaan pärjäsimme Kirsin kanssa mielestäni todella hyvin!

LÄHTEET:

Oona Virho

PMEDIS15, mainonnan suunnittelu